Nicht nur große Unternehmen, auch kleine und mittelständische Betriebe lagern mehr und mehr Arbeitsbereiche aus. Im Rahmen der immer schneller voranschreitenden Digitalisierung bietet Outsourcing viele Vorteile für Unternehmen, die nicht von der Hand zu weisen sind. Allerdings darf man auch die Nachteile nicht außer Acht lassen und sollte einige Punkte beachten, bevor man einzelne Aufgaben oder sogar ganze Geschäftszweige auslagert.
Outsourcing – Was ist das eigentlich?
Der schlaue Leser hat längst erkannt, dass der Begriff Outsourcing aus dem Englischen stammt. Er setzt sich aus drei Begriffen zusammen: outside, resource und using. Frei übersetzt bedeutet es „Nutzung externer Ressourcen“ und erklärt sich somit fast von selbst. Es geht einfach darum, Unternehmensbereiche oder einzelne Aufgaben zu externen Firmen, Dienstleistern oder freien Mitarbeitern, die über größere Kompetenzen in dem Bereich verfügen, auszulagern.
Die breite Range des Outsourcings
Vom Outsourcing kann in einem Unternehmen fast alles betroffen sein, von der gesamten Lagerlogistik bis zu einzelnen Aufgaben, wie Rechnungserstellung. Schauen wir uns die verschiedenen Formen des Outsourcings einfach mal an:
Die breite Range des Outsourcings
Vom Outsourcing kann in einem Unternehmen fast alles betroffen sein, von der gesamten Lagerlogistik bis zu einzelnen Aufgaben, wie Rechnungserstellung. Schauen wir uns die verschiedenen Formen des Outsourcings einfach mal an:
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- Unternehmensinternes Outsourcing ist der erste kleine Schritt, da die Aufgaben hier nicht in ein externes Unternehmen ausgelagert werden, sondern zum Beispiel Tochterfirmen gegründet werden, die diese Aufgaben in Zukunft übernehmen.
- Das Business Process Outsourcing ist ein viel größerer Schritt, denn hier werden ganze Geschäftsprozesse ausgelagert.
- Beim Knowledge Process Outsourcing, auch Outtasking genannt, geht es darum, Aufgaben auszulagern, die vom Kerngeschäft des Unternehmens so weit entfernt sind, dass es sinnvoll ist, diese Aufgaben an Spezialisten zu übergeben.
- Beim Out-Servicing werden Dienstleistungen des Unternehmens outgesourct. Besonders bekannt ist hier der Bereich der Callcenter.
- Wenn Aufgaben ins Ausland verlagert werden, handelt es sich um sogenanntes Offshore-Outsourcing, oder auch Offshoring. Hier geht es hauptsächlich darum den Vorteil der günstigeren Stundenlöhne zu nutzen
Komm, wir lagern das einfach aus
Natürlich sollte vorher genau geprüft werden, welche Bereiche man sinnvoll outsourcen kann. Generell kann alles ausgelagert werden, was zu viel Zeit kostet und auch von externen Spezialisten erledigt werden kann. Es gilt allerdings die Faustregel, dass es sich nur lohnt, Prozesse und Aufgaben auszulagern, wenn man dadurch mindestens 20 % Kosten einspart. Werfen wir mal einen Blick auf die Bereiche, die sich gut outsourcen lassen.
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- Design
- Marketing & Social Media
- APP Entwicklung
- Warehousing & Fulfilment
- SEO Optimierung
- Data Science &Analytics
- Kundenservice
- Office Management
- Informationstechnik (IT)
- Gebäudemanagement
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Kommt man durch Outsourcing an den Topf Gold unterm Regenbogen?
Auf den ersten Blick ist Outsourcing eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten. Das auslagernde Unternehmen spart Geld und Ressourcen und die anfallenden Arbeiten werden von kompetenten Dienstleistungsunternehmen oder spezialisierten Freelancern übernommen, die sich über Aufträge in ihrem Fachgebiet freuen. Außerdem kann sich das outsourcende Unternehmen auf seine Kernkompetenz konzentrieren und so seine Position am Markt verbessern. Aber, schauen wir uns die Vorteile doch einmal genauer an:
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- Die Senkung von Kosten ist natürlich einer der großen Vorteile des Outsourcings. Arbeiten können häufig zu geringeren Kosten und teilweise mit besserer Qualität von Dienstleistern und freien Mitarbeitern erledigt werden. Außerdem spart das auslagernde Unternehmen Sozialversicherungsausgaben und auch Dienstleistungen, die nur selten gebraucht werden, würden durch Outsourcing keine unnötigen Kosten verursachen. Nicht zu vergessen, dass durch Outsourcing auch einige Investitionen wegfallen können: Lagerräume, Büroausstattung, spezielle Technologien,…
- Logisch ist auch, dass sich die Qualität verbessert, wenn die Arbeit durch einen Experten erledigt wird. Zudem ist man nicht mehr gezwungen in das Recruiting und die Ausbildung von teuren Fachkräften zu investieren. Dienstleistungsunternehmen und Freelancer bieten die Erledigung von fast allen Aufgaben durch Experten an.
- Durch Outsourcing lässt sich viel Zeit einsparen, da sich der eigene Mitarbeiter erst noch in die Materie einarbeiten muss, während ein externer Spezialist bereits zeitnah Ergebnisse liefert. Diese freiwerdenden Ressourcen kann ein Unternehmen dann für sein Kerngeschäft nutzen und seine Effektivität verbessern.
- Durch das Auslagern verschiedener Aufgaben gewinnt ein Unternehmen ein hohes Maß an Flexibilität. Wenn es also mal nicht so gut läuft, hat man durch externe Mitarbeiter weniger Kosten und in Hochzeiten kann man schnell das Personal aufstocken.
- Dadurch, dass sich das Unternehmen durch Outsourcing von Sekundärfunktionen wieder auf sein Kerngeschäft fokussieren kann und keine Ressourcen mehr für zeitraubende Nebentätigkeiten nutzen muss, steigern sich die Effektivität und die Produktivität.
- Das unternehmerische Risiko verringert sich, da die Verantwortung für Personal, Auslastung oder Auftragslage beim Freelancer oder Dienstleistungspartner liegt
Outsourcing birgt auch Risiken
Wer sich mit Outsourcing beschäftig, darf natürlich nicht nur die Vorteile betrachten. Es muss auch ein Blick auf die Nachteile geworfen werden.
- Das auslagernde Unternehmen ist vom Freelancer oder Dienstleistungspartner und dessen Know-How abhängig.
- Nicht außer Acht zu lassen ist, dass es zu Mängeln bei der Qualität kommen kann, Termine nicht eingehalten werden oder es zu Ausfällen beim Dienstleister kommt. All das wirkt sich negativ auf den Arbeitsablauf der outsourcenden Firma aus und schlimmstenfalls auch auf die Kundenzufriedenheit.
- Durch das Auslagern von Aufgaben erhöht sich der Kommunikations- und Koordinationsaufwand. Alle Aufgaben müssen bis ins kleinste Detail besprochen werden, damit am Ende alle Beteiligten zufrieden sind. Dies erfordert eine enge Zusammenarbeit und viel zeitraubende Kommunikation mit dem externen Anbieter.
- Outsourcing bedeutet nicht nur das Auslagern von Arbeiten. Gleichzeitig gibt das Unternehmen auch die Kontrolle über die outgesourcten Arbeiten ab.
- Durch die Weitergabe sensibler Daten an Dritte erhöht sich das Risiko eines Datenlecks.
- Das eigene Personal hat nicht die Möglichkeit sich weiter zu entwickeln. Dies kann zu Frustration und Kündigungen führen.
- Erhöht der Dienstleistungspartner die Preise, kommt es vielleicht zu höheren Kosten, die nicht eingeplant wurden.
- Das Wissen des externen Anbieters bleibt nicht im Unternehmen. Durch diesen Wissensverlust verringert sich langfristig die Qualifikation der outsourcenden Firma.
Drum prüfe, wer sich ewig bindet
Am Ende muss jeder Unternehmer abwägen, was für seine Firma der beste Weg ist. Um Geschäftsprozesse oder Aufgaben erfolgreich auszulagern, sollten dennoch einige Dinge beachtet werden:
- Augen auf bei der Auswahl eines Dienstleistungspartners. Hier ist es sinnvoll alle Wünsche und Voraussetzungen genau abzuklären und lieber zweimal hinzuschauen.
- Alles und wirklich jede noch so kleine Kleinigkeit sollte vertraglich festgehalten werden, damit es nachher nicht zu Unstimmigkeiten kommt.
- Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Nur durch eine regelmäßige Qualitätskontrolle bleiben ihre Standards bestehen.