Wäre es nicht schön, sich nur auf den Kern seines Onlineshops konzentrieren zu können? Keine Kundenanfragen mehr beantworten, keine Lagerbestände prüfen, keine SEO Texte mehr schreiben müssen… Klingt nach einer Traumwelt? Outsourcing macht es möglich.
Outsourcing? Was ist Outsourcing?
Der Begriff Outsourcing stammt aus dem Englischen. Er setzt sich aus drei Begriffen zusammen: outside, resource und using. Frei übersetzt bedeutet es „Nutzung externer Ressourcen“ und erklärt sich somit fast von selbst. Es geht einfach darum, Unternehmensbereiche oder einzelne Aufgaben zu externen Firmen, Dienstleistern oder freien Mitarbeitern, die über größere Kompetenzen in dem Bereich verfügen, auszulagern.
Alles hat seine Vor- und Nachteile
Natürlich ist das Auslagern von Geschäftsprozessen nicht für jeden Onlineshopbetreiber das Nonplusultra. Outsourcing bringt Vor- und Nachteile mit sich, die gut abgewogen werden müssen.
Vorteile des Outsourcings
- Zeitersparnis
- Fokussierung auf das Kerngeschäft
- Optimierung verschiedener Workflows
- Kostenersparnis (durch Wegfall von Sozialversicherungsbeiträgen)
- Aufbau einer flexiblen Unternehmensstruktur
- Erweiterung des eigenen Angebots möglich
- flexiblere Anpassung an schwankende Auftragslage
Nachteile des Outsourcings
-
- Abhängigkeit von anderen Dienstleistern
- erhöhter Kommunikationsbedarf
- eventueller Kontrollverlust
- (hohe) Kosten für Experten/spezialisierte Dienstleister
Ab wann ist Outsourcing sinnvoll?
Fakt ist, dass es unmöglich ist, ein E-Commerce Business ohne Outsourcing zu betreiben. Schließlich kann man kaum alle Aufgaben im Unternehmen selber erledigen: Begonnen bei der Produktion über den Vertrieb bis hin zur Lieferung. Es stellt sich also eher die Frage: Welche Aufgaben kann man auslagern und welche bleiben im Unternehmen? Die Voraussetzungen für ein erfolgreiches Outsourcing sind konstante Einnahmen und klar definierte Prozesse. Und für alle Fälle gilt beim Outsourcing die Faustregel, dass es sich nur lohnt, wenn dadurch mindestens 20 % Kosten eingespart werden.
Folgende Geschäftsbereiche lassen sich sinnvoll auslagern:
- Design
- Marketing & Social Media
- APP Entwicklung
- Warehousing & Fulfillment
- SEO Optimierung
- Data Science & Analytics
- Kundenservice
- Office Management
- Informationstechnik (IT)
- Gebäudemanagement
- Buchhaltung & Steuern
Schauen wir uns die einzelnen Geschäftsbereiche doch einmal genauer an:
Design
Heutzutage geht nichts mehr ohne Corporate Identity (kurz: CI) und diese sollte von Anfang an mit geplant werden. Der Hauptbestandteil der CI ist, neben Corporate Communication und Corporate Culture, das Corporate Design. Nur mit einem einheitlichen Design ist es möglich, aus der Masse herauszustechen und sich als Unternehmen zu positionieren. Das sollte selbstverständlich von einem Grafikdesigner umgesetzt werden, um ein professionelles Gesamtbild widerzuspiegeln. Grafiker oder Designer sind oft als Freelancer unterwegs oder im Rahmen eines gesamten Marketingkonzeptes auch über Agenturen zu buchen.
Marketing & Social Media
Sicherlich gibt es Produkte, die sich von ganz alleine verkaufen und keinerlei Marketingkonzept benötigen, aber Marketing kann noch so viel mehr. Wer strategisch an die Vermarktung seines Onlineshops herangehen möchte, sollte einen Profi an seiner Seite haben, der bestens mit den verschiedenen Online- und Offline-Kanälen des Marketings vertraut ist. Hier ist eine kopflose und halbherzige Herangehensweise wenig sinnvoll, kann teuer werden oder sogar langfristig den Ruf des Onlineshops schädigen. Besonders im Bereich Social Media sollte man sich auskennen, um nicht aus Versehen in ein Fettnäpfchen zu treten und einen Shit Storm heraufzubeschwören. Ist der Schaden einmal angerichtet, kann auch der beste Social Media Profi nicht mehr jeden retten. Hier gibt es gute Agenturen, aber auch freie Mitarbeiter, die sich auf die verschiedenen Bereiche des Marketings spezialisiert haben.
APP Entwicklung
Selbstverständlich gibt es diverse Baukastensysteme, Anleitungen und Tools zur Entwicklung von Apps, aber es gibt auch Profis, die drauf spezialisiert sind, funktionsfähige Apps zu programmieren. Als Onlineshopbetreiber liegen die Kernkompetenzen ja nicht unbedingt im Bereich der Programmierung und es ist aufgrund des hohen Zeitaufwands nicht unbedingt sinnvoll, sich selber mit dem Thema auseinander zu setzen.
Warehousing & Fulfillment
Zu Beginn eines E-Commerce Business macht es natürlich noch keinen Sinn, die gesamte Lagerlogistik outzusourcen. Sobald der Onlineshop aber erfolgreich wird und mehr und mehr Bestellungen eingehen, sollte sich schleunigst überlegt werden, wie Lagerung, Verpackung und Versand langfristig aussehen sollen. Hier gibt es viele Profis im Bereich Warehousing & Fulfillment, die einem unterstützend zur Seite stehen. Es gilt auf jeden Fall zu bedenken, dass der Aufbau einer eigenen Lagerlogistik nicht nur Geld, sondern auch eine Menge Zeit benötigt.
SEO Optimierung
Ein weiteres wichtiges Thema für Onlinehändler ist die Suchmaschinenoptimierung (kurz: SEO). Suchmaschinenoptimierung ist ein kleiner Zeitfresser, weswegen es sich empfiehlt, diesen Bereich an Profis auf diesem Gebiet abzugeben, um erste Erfolge feiern zu können.
Datenanalyse und -management
Wer im E-Commerce erfolgreich unterwegs sein möchte, sollte seine Kunden sehr genau kennen. Natürlich gibt es verschiedene Analysetools, die einem alle Daten liefern, die im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen möglich sind. Aber wer wertet diese Daten aus? Wer arbeitet sie am Ende so auf, dass sie auf das Wesentliche reduziert sind? Diese zeitaufwendige Sisyphusarbeit übernehmen auch gerne Agenturen für Datenverarbeitung.
Kundenservice
Anfangs ist es wichtig, sich selbst noch um seine Kundenanfragen zu kümmern und einen Überblick über die Sorgen, Wünsche und auch die Kritik der Kunden zu haben. Wenn der Onlineshop sich gut entwickelt, wird dieser Bereich mehr und mehr Zeit in Anspruch nehmen und über die Möglichkeit des Outsourcings sollte nachgedacht werden. Selbstverständlich sollte hier, wie auch bei jedem anderen ausgelagerten Bereich darauf geachtet werden, dass der Dienstleister die mühevoll aufgebauten Kundenbeziehungen ebenso pflegt, wie es das auslagernde Unternehmen selbst tun würde.
Office Management
Gerade dann, wenn ein E-Commerce Business beginnt erfolgreich zu sein und alles dringend und sofort erledigt werden muss, können Büroarbeiten schnell mal liegen bleiben. Diese liegengebliebenen Arbeiten sorgen schnell für schlaflose Nächte beim Shopbetreiber. Das muss gar nicht sein. Mittlerweile gibt es viele Möglichkeiten, auch den Bereich Büroorganisation auszulagern. Es gibt Virtuelle Assistenten, Online Büroservices oder Freelancer, die sich um die kleinen Dinge im Hintergrund, wie vorbereitende Buchhaltung, Ablage, Rechnungsstellung und vieles mehr kümmern.
Informationstechnik (IT)
Für so manchen sind alle technischen Themen ein Buch mit sieben Siegeln und auch als Betreiber eines Onlineshops, muss man noch lange nicht alle Prozesse kennen und verstehen, die im Hintergrund laufen. Ob kleine Bugs (Fehler), die immer wieder auftreten oder der komplette Zusammenbruch des Shopsystems, technische Probleme sind pures Gift für ein E-Commerce Unternehmen. Zum Glück gibt es genug professionelle IT Firmen, die einem unterstützend zur Seite stehen. Ob mit einem Full-Service-Vertrag oder einer Ticketlösung, diese technische Absicherung lässt einen nachts auf jeden Fall besser schlafen.
Gebäudemanagement
Ist der Onlineshop einmal so groß geworden, dass einige outgesourcte Bereiche wie zum Beispiel die Lagerhaltung bereits wieder eingegliedert wurden, kommen neue Herausforderungen auf einen zu. Lagerräume müssen, ebenso wie Personaltoiletten, gereinigt und instandgehalten werden. Wer hier nicht direkt Personal einstellen möchte, kann erst einmal auf einen Gebäudemanagementservice zurückgreifen.
Buchhaltung & Steuern
Da es Gang und Gebe ist, als Unternehmen einen Steuerberater zu Rate zu ziehen, denkt hier für gewöhnlich niemand daran, dass auch dies ein ganz klassischer Teil des Outsourcings ist. Sich um Buchhaltung und Steuern zu kümmern, ist nicht nur lästig, sondern auch sehr zeitaufwendig. Es benötigt außerdem großes Know How und absolute Genauigkeit. Wer hier Ärger mit dem Finanzamt vermeiden möchte, sollte auf jeden Fall einen Steuerberater zur Rate ziehen. Spätestens zum Jahresabschluss muss dieser in der Regel dazu geholt werden. Da kann es häufig günstiger sein, wenn die Buchhaltung bereits vorab professionell aufgearbeitet und verbucht wurde.
Und? Was nun?
Natürlich muss jeder Onlineshopbetreiber selbst entscheiden, ob und welche Bereiche er auslagern möchte, aber die Vorteile des Outsourcing liegen klar auf der Hand. Vor allem, wenn Routineaufgaben wertvolle Ressourcen binden, ist es an der Zeit darüber nachzudenken, welche Bereiche vielleicht ausgelagert werden können. Durch Outsourcing bekommt ein Unternehmer die Chance, sich wieder voll und ganz auf sein Kerngeschäft zu konzentrieren, ohne hohe Fix- und Personalkosten. Während die Vorteile der Kostenersparnis und der höheren Qualität in allen Bereichen auf der Hand liegen, ist die Auslagerung von Know-how etwas kritischer zu betrachten.
Am Ende muss jeder Unternehmer selbst entscheiden, welche Bereiche und Aufgaben weiterhin im Unternehmen bleiben sollten und an welcher Stelle das Auslagern aus geschäftlicher Sicht sinnvoll ist.